Uma das primeiras mudanças que o pequeno empresário perceberá com a Reforma Tributária estará na emissão das notas fiscais. Os documentos fiscais estão sendo adaptados para receber as informações relacionadas aos novos tributos, especialmente IBS e CBS, e os sistemas utilizados pelas empresas também precisarão acompanhar essas alterações.
Por isso, uma das primeiras providências é verificar com o fornecedor do sistema de emissão de notas fiscais se as atualizações necessárias estão sendo realizadas de acordo com o cronograma aplicável à empresa.
Entretanto, existe um cuidado importante. Ter o programa atualizado não significa que todas as notas passarão automaticamente a ser emitidas corretamente, porque o sistema depende das informações cadastradas e das regras que foram configuradas para cada produto, serviço e operação.
Se um produto estiver classificado incorretamente, por exemplo, o sistema poderá utilizar essa informação para aplicar um tratamento tributário inadequado. O problema, nesse caso, não estará no programa, mas na informação que foi fornecida a ele.
Por esse motivo, a preparação para a Reforma também é uma boa oportunidade para revisar os cadastros da empresa. Produtos que foram incluídos no sistema há vários anos, classificações que nunca foram revistas e informações incompletas merecem atenção.
Para uma pequena empresa, não é necessário transformar essa revisão em um projeto complicado. O importante é começar pelos produtos e serviços mais vendidos, verificar se estão corretamente cadastrados e, junto com a contabilidade, identificar quais informações precisarão ser ajustadas.
O empresário também não precisa conhecer todos os detalhes técnicos de IBS, CBS ou classificação fiscal. Essa é justamente uma das funções da assessoria contábil. Entretanto, precisa garantir que sua empresa esteja fornecendo informações corretas e utilizando sistemas preparados para processá-las.
Na prática, a preparação envolve três partes que precisam funcionar juntas: um sistema atualizado, informações corretas e uma boa orientação contábil. Quando uma dessas partes falha, aumenta a possibilidade de erros na emissão dos documentos fiscais.
Por isso, em vez de perguntar apenas se o seu programa de notas fiscais está atualizado, vale acrescentar uma segunda pergunta: os produtos e serviços da minha empresa estão corretamente cadastrados para as novas regras?
Essa simples verificação pode evitar muitos problemas quando as mudanças entrarem definitivamente na rotina da empresa.
