Uma das providências mais simples e importantes que uma pequena empresa pode tomar para se preparar para a Reforma Tributária é revisar o cadastro de seus produtos e serviços.
À primeira vista, isso pode parecer apenas uma tarefa administrativa, mas as informações cadastradas ajudam o sistema e a contabilidade a determinar como cada operação deve ser tratada do ponto de vista tributário.
Classificações como NCM, utilizada para mercadorias, além de códigos e demais informações fiscais aplicáveis a produtos e serviços, precisam estar corretas para que as regras tributárias sejam aplicadas adequadamente.
O problema é que muitas empresas possuem produtos cadastrados há vários anos. Algumas informações foram incluídas quando o negócio começou, outras foram copiadas de cadastros anteriores e determinadas classificações nunca foram revisadas.
Enquanto tudo funciona normalmente, essas inconsistências podem passar despercebidas. Com a mudança das regras tributárias, porém, uma informação incorreta pode resultar em tributação inadequada ou na emissão incorreta de documentos fiscais.
O pequeno empresário não precisa saber determinar sozinho a classificação fiscal de todos os seus produtos. O que precisa fazer é reconhecer a importância desse cadastro e trabalhar junto com a contabilidade para mantê-lo atualizado.
Uma maneira prática de começar é identificar os produtos e serviços responsáveis pela maior parte do faturamento e revisar primeiro esses itens. Depois, o trabalho pode avançar gradualmente para o restante do cadastro.
Essa revisão também permite eliminar produtos duplicados, corrigir descrições, atualizar informações antigas e melhorar a própria qualidade dos dados utilizados na gestão.
A tecnologia ajuda muito, mas qualquer sistema depende das informações que recebe. Se o cadastro estiver errado, um sistema moderno e atualizado poderá simplesmente processar o erro com maior velocidade.
Por isso, preparar-se para a Reforma Tributária também significa fazer bem o básico. Um cadastro organizado e confiável será cada vez mais importante para emitir documentos corretamente, calcular tributos e administrar a empresa.
