Nos próximos meses, muitos empresários receberão de seus fornecedores de sistemas a informação de que o programa utilizado para emitir notas fiscais ou administrar a empresa já está preparado para a Reforma Tributária.
Essa é uma notícia importante, porque os sistemas realmente precisam ser atualizados para trabalhar com os novos tributos e documentos. Entretanto, a atualização do programa representa apenas uma parte da preparação.
O sistema trabalha a partir das informações e regras que foram cadastradas nele. Se determinado produto estiver classificado incorretamente ou se uma regra tributária estiver mal configurada, o programa poderá continuar emitindo documentos incorretos mesmo estando tecnicamente atualizado.
É semelhante ao que acontece com qualquer ferramenta de gestão: a tecnologia melhora a velocidade e reduz trabalhos manuais, mas não substitui a qualidade da informação utilizada.
Por isso, a preparação precisa envolver o fornecedor do sistema e também a contabilidade da empresa.
O fornecedor deverá garantir que o programa tenha os campos e funcionalidades exigidos pelas novas regras, enquanto a contabilidade deverá ajudar a verificar se produtos, serviços e operações estão corretamente classificados e parametrizados.
Para uma pequena empresa, não é necessário criar uma grande estrutura para fazer isso. O importante é organizar o trabalho com antecedência e não esperar o primeiro problema aparecer para começar a revisão.
Também vale aproveitar esse momento para eliminar cadastros antigos, corrigir informações incompletas e verificar se os procedimentos utilizados para emissão de documentos continuam adequados.
A Reforma Tributária mostra mais uma vez que tecnologia e contabilidade precisam trabalhar juntas. Um bom sistema reduz erros e aumenta produtividade, mas somente quando recebe informações corretas.
Portanto, quando seu fornecedor informar que o software está atualizado, comemore a boa notícia, mas faça uma segunda verificação com sua contabilidade para saber se a empresa também está preparada.
